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マンション管理業界のホンネ

2018/05/11
理事会運営

理事会の役職と役割

理事会の役職と役割

マンション管理組合が正常に活発に機能するための体制づくり

マンション管理組合の役員になると理事と監事が通常総会で任命され、理事の中から理事長、副理事長など担当を決めていきます。マンション管理組合によっては、会計担当、広報担当、、、など様々な役割があります。

■マンション管理組合の役員
マンションの区分所有者のうち、総会で選ばれた理事の中から(監事を除く)理事長や副理事長などの役職を決めますが、多くは互選で選ばれます。
一般的に輪番制で任命され、任期は毎年交代や2年交代、2年ごとの半数交代など、マンション管理組合によって異なります。
(※当社では2年ごとの半数交代をオススメしています。詳しくはこちらをご覧ください。)

■理事会の役割
区分所有法第3条には「区分所有者は全員で建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成し…」と規定されています。これは、マンションを購入した全ての区分所有者は例外なく、この管理組合に加入することになるということです。つまり、自己都合で勝手に管理組合への入会を拒否したり、または退会したりすることはできません。
区分所有者は、管理組合を通してマンションの管理などについての行動を起こすこととなります。
一般的にマンションの管理は、管理会社や派遣された管理員が行うものと思われているのではないでしょうか。確かに一番目に留まる清掃やゴミ出し、マンション管理に関する告知は管理会社や管理員が行うことがほとんどです。しかし、その管理を行うための様々な決定やコストを負担するのは区分所有者で構成される「マンション管理組合」です。このことからマンション管理の主体は管理会社ではなく「マンション管理組合」だということが分かります。
このマンション管理組合から任命された理事で構成される「理事会」がマンション管理組合の業務を執行します。理事会の有効性は、理事の過半数の出席が必要とされ、その条件を満たした上で会議(理事会)が開催されます。

この理事会では、マンション管理組合の会計や運営の状況について報告したり、管理規約に定められている「理事会で決める事項」を決議したりします。主な事項には次のようなものがあります。
・理事の職務分担
・工事や委託先の選定
・管理規約や使用細則の変更案の決定
・ルール違反などがあったときの措置の決定 …など

そして毎年開催される通常総会(定期総会)や必要に応じて開催される臨時総会に上程し、区分所有者全員で採決をとったり、報告したりする議案を作成します。

■役員の役職
管理組合から役員に任命されると、それぞれの役職を決めます。理事長、副理事長、監事などの役職に就く人を選任するのですが、その方法は立候補、推薦で決まることもあれば、なかなか決めかねる場合も多く、くじ引きやじゃんけんという手段を用いる場合も意外と多いのが現状です。
下記に理事長、副理事長や監事のみならず、主要な役職についてご説明します。

◆理事長
理事会の代表であり、管理組合の代表を担う役職です。
理事会や総会を招集し、議長を務めます。
しかし、理事長だからと言って全ての決定権があるわけではありません。マンション管理規約や使用細則、理事会や総会の決議に則って協力し合って運営していきます。

その他主な職務は以下のようなものがあります。
・業務委託などの契約の締結
・通常総会(定期総会)での事務報告 …など

標準管理規約
(理事長)
第38条  理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項
二 理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。
2 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
3 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。
4 理事長は、○か月に1回以上、職務の執行の状況を理事会に報告しなければならない。
5 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。
6 管理組合と理事長との利益が相反する事項については、理事長は、代表権を有しない。この場合においては、監事又は理事長以外の理事が管理組合を代表する。

◆副理事長
標準管理規約第39条の規定通り、副理事長とは理事長の補佐役であり、理事長が転居などで組合員ではなくなったりするなど、その役割を遂行できなくなった場合に、理事長の職務を代理し行います。

標準管理規約
(副理事長)
第39条 副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときは、その職務を行う。

◆監事
管理組合における監査機関であり、理事と兼任することができません。主な職務は管理組合の業務執行状況や会計などを監査することです。
監事は理事会の構成員では無い為、理事会の決議に加わることはできませんが、理事会に出席し、必要がある時は意見を述べることとなります。
通常総会(定期総会)の際には、事前に書類を確認し、監査報告をします。
また、管理組合の運営や会計状況に不正があると認められる場合には、臨時総会を招集することができます。

標準管理規約
(監事)
第41条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
2 監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況を調査することができる。
3 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
4 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。
5 監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を報告しなければならない。
6 監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。
7 前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。

◆会計担当
管理規約に定められている内容は「管理費等の出納、保管、運用、支出等の会計業務」です。実際の業務は管理会社と管理委託契約を締結しているため、毎月会計関係の書類が管理会社から提示されます。これらの書類に目を通し、管理組合の収支を把握することが大切です。管理組合の会計を適正に保てるよう経費の削減策を提案することも大きな役割です。

◆広報担当
定期的に広報誌を発行したり、様々な掲示物を作成したりするにあたって先導するのが大きな役割です。理事会での内容を議事録ではなく、広報紙として発行しているマンション管理組合もあります。広報担当が主体となってマナーや注意喚起、雑排水管清掃や消防設備点検といった居室内に立ち入る作業の告知など作成する場合には、イラストを増やすなど居住者の目に止まる掲示物を作成すると良いでしょう。

◆防火担当
ひとつの例として、防火担当理事が防火管理者の資格を取って次年度の防火管理者に就任するマンション管理組合もあります。防火管理者は共同住宅では収容人数が50人以上の建物で選任が必要です。資格を取得するためには消防署が実施している講習を受講してもらうことを要します。既に取得をしている方が何期も防火管理者に就任しているケースも見られますが、マンション全体の防災意識を高めるために、毎年資格取得者を増やすことも良いでしょう。

■マンション管理組合のイベント
近年では同じマンションに住んでいながらも両隣の方の顔がわからないといったことがよく聞かれます。コミュニティが希薄となり、繋がりがなくなっているのが事実です。しかし、これからは更に高齢化が進み、高齢者の単身居住者も増えてきている中で、この問題は大きな懸念される課題となっています。
コミュニティは非常に大切なマンションの「財産」です。
そこで理事会が様々な発案と提案で主導して、以下のようなイベントを実施することを通して活発なコミュニティ形成を目指すことが大切です。

◆消防訓練の参加者増加を図る
消防訓練を実施しているが、館内放送から指定避難所まで行う形式が通例で、マンネリ化していることにより参加者が年々減っているという声があります。そこで次のような工夫をしてみては如何でしょうか。

ⅰ)地震体験(起震車)
日本は地震大国で記憶にも新しい東日本大震災や熊本地震、今後も大きな地震が来ると言われています。どのように身を守るかについて頭ではわかっていても、いざその場になると果たしてどれだけの人が知識通りに行動できるでしょうか。
いざという時に慌てずに行動できるために、疑似体験は非常に有効です。
地震時の行動において何を優先順位とすればよいか慌てずに判断するための体験ができるため、大きな目玉の防災訓練となるでしょう。

ⅱ)AED訓練
非常時に備えてということでAEDを設置しているマンション管理組合が増えてきています。しかし「使い方がわからない」とか「誰が使うの?」といった声が挙がっている現状があります。
いざというときに備えるものですから、慌てずに行動できるように一度は体験してみる機会を設けると良いでしょう。本体が音声で次に何をすれば良いのか指示してくれるので、誰でも使うことができるものですが、一度経験している事でより、安心感をもっていざという時に備える事ができます。

ⅲ)非常食の試食
昔に比べて非常食の種類も豊富で簡単に食べられるものが増えています。マンション管理組合として用意するにも、また各家庭で用意するにも参考になると思います。

ⅳ)その他 ・煙ハウス
・消火器の体験
管轄の消防署に依頼すると講師として説明してもらえます。バリエーションを増やすことで、消防訓練のマンネリ化も防ぐ一端を担う実益を伴う有益な体験です。

◆マンション施設の見学会
役員になっても、役員経験者でも「マンションに何があるのかわからない」といった声がよく挙がります。滅多に入ることのない管理室に入り、警報監視盤の止め方を聞いたり、書類の保管場所を確認したりするとマンション全体での意識が上がると思います。
生活に欠かせない水、受水槽やポンプ室を見てみるとマンションでどのように水が流れるのかわかります。
注意が必要ですが、屋上に上がるのも良いでしょう。
特に役員は何がどこにあるのか、どのような仕組みなのか見ておくと、理事会で管理会社から報告があってもどこの、何の話で、それが必要か不要かイメージすることができます。

☆まとめ☆
マンション全体の管理は管理会社ではなくマンション管理組合が主体であり、その選任された役員(理事・監事)が運営していきます。意識次第でマンション全体が良くも悪くもなると言っても過言ではありません。
ご自身の役職を全うして、自分たちで「自分の家を良くする」と思って取り組んで頂きたく願います。

マンションにお伺いする「無料出張セミナー」を行っておりますので、
マンションに関してお悩みのある方はお気軽にお問合せください。

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