管理費・修繕積立金・長期修繕計画・大規模修繕工事などマンション管理組合の大切な資産、イベントを支援致します。

ご相談お問い合わせは
こちらから

03-3538-1175
受付時間:土日祝日を除く平日9:00~17:30

マンション管理業界のホンネ

2017/11/18
理事会運営

書面による引継ぎ

マンション理事の「引継ぎ」のポイント

輪番制を導入し、理事が1年ごとに総入替するマンション管理組合において、引継ぎがしっかり行われているところはほとんどないのが現状です。管理会社はもっとこの部分に力を入れるべきなのです。

総入替になってしまうケースでは、往々にして前理事会が一生懸命に取り組んできた活動が新理事会に継承されることが難しく、再度「イチからの仕切り直し」になってしまいます。それが、何期にも渡って同じ状態だと、そのマンション独自での問題点の抽出や、改善事項が曖昧になってしまい、管理会社任せのマンション管理組合になってしまいます。実はその方が、管理会社には都合がいいので、故意に議事の引継ぎに非協力的になる管理会社の体質が問題であると長年の経験から断言できます。

よくあるパターンは新旧の理事会役員が一度だけ集まり、口頭で簡単に伝える程度で終えてしまう手抜き引継ぎです。重要なポイントを書面に残すような引継ぎは、あまり行われていないので、議事が継続して引き継がれないのが実情です。

本来、サポートすべき管理会社の心理は…

「引継ぎをしっかりして、新理事のモチベーションが上がったりしたら大変だ」という声なき声が聞こえてきます。管理会社にとって都合の悪いことを忘れてもらえる良い機会とも考えているようです。

そこで、自分たちだけでもしっかりした引き継ぎを行うポイントを挙げてみました。

1つ目は「マンション管理会社へ依頼中の事項」、2つ目は「前期理事会から新理事会への懸案・心配事項」などの進行中の事案について、独自に書面にまとめて引き渡します。

もちろん、引継ぎの場でも口頭で説明しますが、書面に表すことで明確化されるので、消されることなく、記録として残ります。

その他、「引継ぎ重要保管物リスト(印鑑・損害保険証券・通帳等)」「引継ぎ資料・物品リスト(ファイル・データ記録媒体・物品等)」といった物品に関する情報は、あらかじめリストを作成しておけば、毎年、加筆修正をするだけで楽に引継ぎが行えるようになります。

是非試してみてください。

マンションにお伺いする「無料出張セミナー」を行っておりますので、
マンションに関してお悩みのある方はお気軽にお問合せください。

ご相談・お問い合わせはこちら
このページの一番上へ