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マンション管理業界のホンネ

2017/09/12
理事会運営

マンション管理組合の「総会」をスムーズに進行させる方法

事前質問書の活用

マンション管理組合において、総会は「意思決定の最高機関」です。出席者だけでは総会成立要件の人数に満たない事が多い中、委任状・議決権行使書はとても大切な位置づけとなります。委任状・議決権行使書を含めてカウントし、総会の成立要件を満たしたときに、初めて総会は有効に成立します。

総会を迎えた時に、議事進行について、自己本位な意見を捲し立て、何かと足を引っ張る存在が出る事があります。それが、感情的な理由からだけで、建設的な意見ではない場合いわゆる「問題児」として位置づけられます。

その声の大きな少数の問題児や反対者によって、長い時間を費やして理事会で議論した「管理組合全体の利益を最優先に考慮した議案」や、「委任状によって賛成した人たちの意見」も、この様な問題児の言動に振り回され、結局廃案に追い込まれてしまうケースが時々あります。こうした事態を避けるには、理事長や議長は、毅然とした態度で臨むことが大切です。

解決策として、円滑に総会を進行させるために「事前質問書」を活用することが1つの手段として考えられます。例えば、総会議案書と同じタイミングで配布し、「総会の○日前を提出期限」としておくと、その場を混乱させる感情からの空論を回避することが期待できます。こうして効率的な進行を実践できれば、審議終了後に自由に建設的な意見を述べてもらう時間を確保することもできます。

また、だらだらと一人の人が時間を使ってしまう事を避けるために質問の時間制限を設ける事も有効な手段です。

議事審議は多くの議案を決められた時間内で採決しなければならず、議案とあまり関係のない質問などの扱いには頭を悩ませることもあります。が、多くの意見を事前に拾い出すなど、対応次第で、マンション管理組合の運営に役立つ隠れたヒントを発見できる事もありますので是非効率的な議事進行・議決を目指して居住者の声を聴いてみてください。

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