お客様の声 マンション管理費の削減
東京都Ｇマンション
【いきさつ】
このケースも管理会社の対応に問題があったことが私のところにこられた理由でした。
その年の理事長は管理会社からあがってきた請求書の中身をチェックして驚きました。やってない点検項目や業務にも請求がきていたのです。そのたびに苦情を言って、始末書をとったりしたのですが、いっこうに改まらず始末書の枚数だけが増えていきました。この様な不満が募る中、単に費用を削減するだけでなく、現在の管理業務の質を高めたいという管理組合の意向があったので、特に管理業務の仕様書づくりには力を注ぐことになりました。このケースのように当社の特色のひとつとして時間をかけて管理組合と打合せを行い、管理業務に不安・不審・不満がなくなるような仕様書づくりを行うということがあります。
【理事長からのコメント】
単純に考えて、特別な施設のない14階建ての住宅になんで年間1000万円もかかるのだろう、と思ったことが管理費削減への第1歩になりました。
ちょうどその頃、知人を通じてCIPの須藤社長を紹介していただき、今後の管理会社の変更に対するコンサルティング業務をお願いすることになりました。
私は管理に関してはまったくの素人なので、仕様書の見直しに於いても何を残して、何を削るかということに対しての適切なアドバイスをいただくことができ大変助かりました。
それを基に、新しく管理規約も見直し、同時に新しい管理会社へも変更をすることができました。
ここで一番大変であったところと言えば、たとえほぼ全員が希望するであろうことでも、マンション全体に影響することに付いては殊更、マニュアル通りに規約に沿ってしっかりと手続きを踏んで決定していかなければならないということでした。
文章にするととても簡単に思えますが、様々なことを決定するためには予想を遥かに超えるほど数多くの理事会の開催と数回の臨時総会での決議が必要でした。CIPというコンサルタントの存在がなければ、この何倍もの何十倍もの労力と気力と体力、そして時間が掛かったのではないかと思います。
神奈川県Ｌマンション
【いきさつ】
このケースではそもそも管理会社の業務が非常にずさんで、とにかく管理会社を替えたいというのが、私のところに相談にこられた理由でした。
この場合、業務上の問題はいろいろあったのですが、一番大きかったのは未収納金が非常に多かったことです。ところが、再三の要望を行ったにもかかわらず、管理会社はこれに対する対応をまったく行なってくれない。契約書には未収納金の対応について訪問による督促を行いますと書いてありましたが、現場のフロント営業マンはまったく何もしてくれません。他にも管理会社の対応に対する不満が募っており、とうとう管理会社の変更に踏み切ったというケースです。
【理事長からのコメント】
私は輪番で理事長の役が回ってくるまでは、仕事の多忙を言い訳に管理組合活動にはあまり熱心でない組合員の一人に過ぎませんでした。
就任時には、管理会社に対しておこった疑問が組合員全体の意識を大きく変え、その結果として数十年後にまで及ぶ大きな収穫を得ようとは思いもよらないことだったのです。
事の発端は、「管理費における大規模修繕のための積立金は十分なのか？」という疑問が理事たちの中で出てきたことでした。入居時より販売会社との関連で管理を続けてきた会社が、揚水ポンプなどの小修理や交換などに大胆に？積立金を取り崩して用いるのを見て不安を覚え始めたのです。
「本当に交換しなくちゃいけないの」と質問しても「寿命だから仕方がない」、その他の小工事にしてもいつも決まった会社に発注しており、合い見積りを取っている様子もない。他社からも見積りを取れといえば一応体裁を整えてはくるけれども、実際に競合させている様子はなし。購入、塗装など予算が付く仕事はこちらから言われなくても率先して行うのに、アフターサービスや施工不具合などによるクレーム処理になるとまったく反応が鈍い。管理会社とはこんなものかと思いながらも、それ以上打つ手が思い浮かばず、ただ不安を感じるだけだったのです。
管理費の値上げを提案された時、羊の群れのようにおとなしかった管理組合もさすがにこれには黙っていられなくなりました。ちょうどそのころ須藤氏の働きを知り、コンサルティングを依頼しました。須藤氏のあまりにも大胆な削減見通しに、はじめは役員一同半信半疑の様子でした。彼が何度も理事の懇談会に足を運んで懇切丁寧にマンション管理の仕組みから業界の慣例まで説明してくださり、よくわかったことは「非常に安くなるのではなく、今までが非常に高すぎた」「管理会社に独占的に仕事をさせていれば、競争の原理が働かず住民本位ではなく管理会社本位の管理にならざるを得ない」ということでした。
マンション管理に限らず社会の悪弊の多くはそこに「競争の原理」が働かないことに原因があります。そこで私たちは須藤氏のコンサルティングに助けを得て「競争の原理」が働く、つまり管理会社が良いサービスとコスト削減に心がけざるを得ない仕組みを手に入れるために、公募入札、ヒアリングといった厳正な選定プロセスを通して管理会社を変えたのです。
もし皆さんのマンション管理に競争原理が働いていないと思われるなら、これを働かせるための一歩を踏み出してください。
住民の意識改革という第一歩です。確かに私が理事長を引き受けたこの年は、様々な会合や勉強会など組合員、特に理事会メンバーにとっては例年になく負担の多い多忙な一年でした。しかし、思っていたよりもずっと多くの収穫を得ることができました。管理の質の低下なしにコスト削減に成功し、その結果、値上げをすることなく将来の大規模修繕についての資金的な不安もなくなったのです。